取引先から突然、
「BCPの調査票に回答してください」
「サプライチェーン事業継続調査票を提出してください」
と言われたことはないでしょうか。
ファイルを開いてみると、
BCM。
BCP。
RTO。
RPO。
代替拠点。
サプライヤー評価。
復旧時間。
緊急連絡。
訓練実績。
経営者レビュー。
普段の仕事ではあまり使わない言葉が並んでいます。
しかも困るのは、質問に「はい・いいえ」で回答すれば終わりではないことです。
「策定していますか」
「実施していますか」
「定期的に確認していますか」
「代替手段がありますか」
などと聞かれると、
「では、それを証明する書類は何だろう」
という問題が出てきます。
私はここが、中小企業がBCP対応で最初につまずくところだと考えています。
そこで今回、
取引先からBCPやサプライチェーン事業継続の調査を受けたものの、何から作ればよいのか分からない企業向けに、
「はじめてのBCP対応セット 記入例付き」
を作りました。
単なるBCP計画書の雛形ではありません。
Wordの基本計画。
Excelの運用台帳。
社外文書や実施記録。
業種別の記入例。
完成イメージが分かる架空の記入済み見本。
初心者向けの練習。
提出前の確認。
ここまでを一式にしています。
現在のセットでは、BCP基本計画14章、Excel運用台帳21シート、実施記録10種類を中心に、記入例と練習資料を収録しています。
この記事では、
「そもそも取引先はBCP調査で何を確認しているのか」
「中小企業はどこまで用意すればよいのか」
「計画書を作るだけでは、なぜ足りないのか」
「今回のBCP対応セットでは何ができるのか」
を順番に説明します。
▶取引先からBCP調査票が届いた会社へ｜計画書・Excel台帳・記入例まで揃えた「はじめてのBCP対応セット」を作りました｜
取引先からBCP調査票が届いたら、最初にやること
最初にやるべきことは、いきなり調査票を埋めることではありません。
まず、自社の現状を確認します。
なぜなら、BCP調査では「こうする予定です」と「すでに実施しています」を区別する必要があるからです。
例えば、
「代替仕入先を確保していますか」
という質問があったとします。
社内で、
「もし何かあったらA社にも頼めると思う」
と話しているだけなら、それは候補です。
A社に確認し、仕様、供給能力、価格、立ち上げ条件などを確認している状態とは違います。
さらに、顧客承認が必要な部材なら、
「代替品候補がある」
ことと、
「顧客から切替承認を得ている」
ことも別です。
ここを同じ「対応済み」にしてしまうと、実態と回答がずれてしまいます。
BCP調査を受け取ったら、
現在できていること。
まだできていないこと。
確認中のこと。
今後実施すること。
これを分けるところから始める必要があります。
今回のセットでも、「未確認を実施済みに置き換えない」という考え方を基本にしています。
そもそもサプライチェーン事業継続調査票とは何か
BCPはBusiness Continuity Planの略で、日本語では「事業継続計画」と呼ばれます。
地震や水害だけを想定するものではありません。
火災。
停電。
通信障害。
IT障害。
感染症。
人員不足。
重要仕入先の停止。
物流停止。
サイバー障害。
さまざまな理由で通常業務ができなくなったとき、
「どの業務を優先し」
「どの程度まで復旧させ」
「どのくらいの時間で再開するか」
を事前に考えておく仕組みです。
内閣府は「事業継続ガイドライン」を公開しており、2023年3月版ではテレワーク、オンラインによる意思決定、情報セキュリティーなども含めた事業継続の考え方が整理されています。
参考：
内閣府「企業防災のページ」
内閣府 企業防災のページ
また、中小企業庁も「中小企業BCP策定運用指針」を公開しています。
ここで重要なのは、BCPは書類を作って終わりではないということです。
中小企業庁は、BCPを日頃の企業活動の中で実践し、改善していくことが重要だとしています。
参考：
さらに、電子・電機業界ではJEITAが「サプライチェーン事業継続調査票」を公開しています。
JEITAによれば、この調査票は、調達部門がサプライヤーの供給継続能力などを評価する必要性が高まったことを背景として標準化されたものです。
ここから分かるのは、
「BCP調査票は防災担当者だけの話ではない」
ということです。
購買。
調達。
営業。
製造。
物流。
IT。
経理。
経営者。
多くの部門に関係します。
BCPで難しいのは「計画書を書くこと」ではない
BCP対応というと、
「BCP計画書を作れば終わり」
と考えがちです。
しかし、実務ではそう簡単ではありません。
私はBCPを整理するとき、
「文書」
「実施」
「証拠」
の3段階に分けることが重要だと考えています。
計画書に書いてある
例えばBCP計画書に、
「年1回、訓練を実施する」
と書いてあるとします。
これは計画です。
まだ訓練を実施した証明ではありません。
実際に実施した
次に、本当に訓練を行います。
日時。
参加者。
想定した事故や災害。
実施内容。
所要時間。
問題点。
改善事項。
こうした情報を残します。
ここで初めて「実施した」と言えます。
証拠が残っている
さらに重要なのが記録です。
訓練記録。
参加者一覧。
写真。
議事録。
改善記録。
承認記録。
こうしたものが残っていることで、
「計画していた」
ではなく、
「実施した」
ことを後から確認できます。
これは訓練だけではありません。
例えば、
非常用電源を用意する。
棚を固定する。
バックアップを取得する。
復元確認を行う。
代替仕入先を確認する。
顧客との緊急連絡方法を決める。
経営者がBCPを承認する。
こうした項目も、
書いただけなのか。
実際に行ったのか。
証拠まで残っているのか。
を分けて整理したほうが実務上分かりやすくなります。
そこで「はじめてのBCP対応セット」を作りました
今回作ったのは、
「BCPについて勉強する教材」
だけではありません。
実際に自社のBCPを整理するための編集可能な書式を中心にしています。
商品名は、
「はじめてのBCP対応セット 記入例付き」
です。
取引先からBCPの調査票が届いたものの、
「何を作ればいいのか分からない」
というところから使える構成にしました。
01 BCP基本計画
Word形式のBCP基本計画です。
全14章で構成しています。
例えば、
基本方針。
重要業務。
責任者。
緊急時の体制。
発動基準。
復旧。
代替。
顧客連絡。
教育。
訓練。
見直し。
こうした内容を、自社の事実に合わせて記入していきます。
大切なのは、完成した文章をそのまま提出するためのものではないということです。
自社の事業。
顧客。
設備。
人員。
仕入先。
システム。
実際の復旧能力。
これらに合わせて編集するための土台です。
02 Excel運用台帳
個人的に、このセットで特に重要だと考えているのがExcelの運用台帳です。
BCPは文章だけでは管理しにくいからです。
例えば仕入先ひとつを考えても、
会社名。
対象品目。
所在地。
緊急連絡先。
代替手段。
上流仕入先。
評価日。
次回評価日。
確認記録。
といった情報が必要になります。
これをBCP本文だけで管理しようとすると、更新が非常に面倒になります。
そこでExcel側に分けています。
運用台帳は21シートで構成しています。
主な管理対象は、
拠点。
リスク。
重要業務。
復旧手順。
緊急体制。
人員。
設備。
ITとデータ。
代替拠点。
在庫。
仕入先。
代替品。
物流。
減災対策。
顧客連絡。
教育訓練。
改善。
証拠。
資金や契約。
などです。
つまり、
「BCPを書いた」
ではなく、
「BCPを運用するための情報を管理する」
ことを目的にしています。
03 社外文書と実施記録
BCPを実際に運用すると、計画書以外の記録が必要になります。
例えば、
計画の承認。
被害報告。
仕入先への確認。
教育や訓練。
経営レビュー。
代替手段の承認。
こうした書類です。
そこで10種類の実施記録用書式を収録しています。
ここでも、
「これから実施する予定」
と
「実際に実施した記録」
を混同しないことが重要です。
04 業種別記入例
BCPという言葉を調べると、どうしても製造業の工場を前提にした説明が多くなります。
しかし、BCPが必要なのは工場だけではありません。
商社なら、
生産設備
ではなく、
仕入。
受注。
販売管理システム。
倉庫。
物流。
顧客との連絡。
などが重要になります。
サービス業なら、
受付。
人員。
PC。
クラウドサービス。
顧客データ。
通信。
サービス提供場所。
などが重要になります。
そこで、
製造業。
商社。
サービス業。
の架空例を使い、
同じBCPの考え方をどう置き換えるかを整理しました。
06から08 記入済み見本
完全な初心者が雛形だけを渡されても、
「結局、何を書けばいいのか分からない」
となります。
これはBCPに限りません。
chemSHERPAでもRoHSでも品質監査でも同じですが、
白紙のフォーマットより、
「実際に埋まった見本」
があるほうが圧倒的に理解しやすくなります。
そこで、
BCP基本計画14章。
実施記録10種類。
Excel台帳21シート。
それぞれについて架空の記入例を用意しています。
もちろん、記入例の会社、担当者、所在地、数字、日付、実績、証拠番号などは架空です。
会社名だけを自社名に変更して提出するためのものではありません。
「こういう考え方で自社の場合を記入する」
という見本として使用します。
09 初心者向け練習ガイド
BCPを初めて担当すると、
RTO。
RPO。
許容停止時間。
最低再開水準。
代替拠点。
BCM。
といった言葉で止まってしまいます。
そこで初心者向けの練習資料も追加しました。
専門用語を読むだけではなく、
架空企業の場合ならどう考えるか。
どの項目を確認するか。
どこが不十分なのか。
を確認できるようにしています。
10 提出前確認と回答練習
BCP対応で意外に重要なのが「提出直前」です。
社内で作った資料を、そのまま全部顧客へ送ればよいとは限りません。
例えば、
個人の連絡先。
仕入価格。
契約情報。
技術情報。
システム情報。
認証に関する情報。
などは、社外提出時に確認が必要です。
さらに、
予定と実績。
候補と確定。
確認中と確認済み。
を区別する必要があります。
そこで提出前確認と回答練習も収録しました。
Excel21シートでは何を管理するのか
BCPを作るときに重要なのは、
「災害が起きたら何をするか」
だけではありません。
「何が止まると会社が困るのか」
を先に整理する必要があります。
例えば電子部品を扱う会社なら、
受注システム。
在庫。
倉庫。
仕入先。
輸送会社。
担当者。
検査設備。
顧客への連絡手段。
こうしたものが1つ止まるだけでも供給できなくなる場合があります。
そこでExcelでは、それぞれを関連づけて管理する考え方にしました。
重要業務を決める。
その業務に必要な人員を確認する。
必要設備を確認する。
必要なITを確認する。
必要な仕入先を確認する。
必要な物流を確認する。
停止した場合の代替手段を確認する。
復旧までの時間を確認する。
証拠を残す。
ここまで整理すると、
「うちにはBCPがあります」
という抽象的な状態から、
「この業務が止まった場合、何時間以内に、誰が、何を使って、どの水準まで再開するのか」
という具体的な話に変わります。
特に重要なのはRTO・RPO・代替・仕入先・証拠管理
初心者がBCPを作るとき、
「地震が発生したら安全を確認する」
といった初動対応には比較的気づきやすいものです。
しかし、取引先から見たBCPでは、その先が重要です。
つまり、
「いつ供給を再開できるのか」
です。
RTOを数字で考える
RTOはRecovery Time Objectiveの略です。
目標復旧時間と考えると分かりやすいでしょう。
例えば、
「主要受注業務を24時間以内に再開する」
と決めたとします。
すると、
担当者は確保できるか。
PCは使えるか。
サーバーは使えるか。
インターネットは使えるか。
別の場所で仕事ができるか。
顧客情報を確認できるか。
という条件まで確認する必要があります。
数字を書いただけではRTOにはなりません。
24時間という目標が本当に実現できるのか。
そこまで検討する必要があります。
RPOはバックアップ回数だけではない
RPOはRecovery Point Objectiveです。
どの時点までのデータを復元できる必要があるかという考え方です。
毎日バックアップしていても、
本当に復元できるか確認していなければ、
「バックアップが存在する」
ことと
「業務を復旧できる」
ことは同じではありません。
実際の復元確認をどこまで行っているかも重要になります。
代替先は「名前がある」だけでは不足する
例えば、
「災害時は別工場で生産する」
と書いてあっても、
その工場に設備がなければ意味がありません。
生産能力。
金型。
治具。
材料。
作業者。
品質承認。
輸送。
顧客承認。
こうした条件まで確認する必要があります。
商社の場合も同じです。
「別の仕入先から購入する」
と書くだけではなく、
本当に同じ仕様なのか。
納期はどうか。
価格はどうか。
最低発注数量はどうか。
顧客承認が必要か。
まで確認します。
ここがBCPを「作文」で終わらせないための重要なポイントです。
製造業以外でも使えるようにした理由
BCPは工場のためだけの仕組みではありません。
中小企業庁も、BCPを経営の延長として考える考え方を示しています。
例えば商社なら、
工場がなくても、
基幹システムが停止した。
仕入先が停止した。
倉庫が使用できない。
運送会社が動かない。
営業担当が出社できない。
顧客から注文情報を取得できない。
こうしたことで事業が止まります。
サービス会社でも、
担当者。
PC。
クラウド。
通信。
顧客データ。
決済。
電話。
といった重要資源があります。
そこで本セットでは、
「設備を持つ製造業だけが使えるBCP」
にしないことを意識しました。
存在しない設備について無理に回答するのではなく、
自社では何が重要資源なのか。
何が代替になるのか。
を考えるための構成にしています。
BCP未策定だと取引停止になるのか
ここは誤解がないように書いておきます。
「BCPを策定していない企業は必ず取引停止になる」
とは言えません。
取引条件は企業によって異なるからです。
しかし、
「だから準備しなくても大丈夫」
という話でもありません。
JEITAがサプライチェーン事業継続調査票を策定した背景には、調達側がサプライヤーの事業継続能力を評価する必要性があります。
つまり、BCPは会社内部だけの防災資料ではなく、
「この会社から継続して供給を受けられるか」
を考える材料にもなります。
中小企業庁の2025年版小規模企業白書でも、BCPへの取り組みが顧客の信頼獲得や取引継続、新規顧客開拓につながった企業事例が紹介されています。
私はここを重要だと考えています。
大手企業に製品やサービスを供給する会社ほど、
品質。
価格。
納期。
だけではなく、
「何かあったときにも供給できるか」
が取引先のリスク管理に関係してきます。
ですから、
取引先からBCP調査が来てから慌ててゼロから作るより、
少なくとも基本計画。
重要業務。
復旧目標。
連絡体制。
重要仕入先。
IT。
代替手段。
訓練。
証拠管理。
このあたりは事前に整理しておいたほうがよいと考えています。
特に重要顧客からBCPやサプライチェーン調査を受ける可能性がある会社であれば、準備しておく価値は高いでしょう。
このBCP対応セットを使う場合の進め方
いきなりすべてのファイルを埋める必要はありません。
順番に進めます。
最初は、
自社の対象拠点。
対象製品やサービス。
責任者。
重要業務。
主要顧客。
重要仕入先。
使用しているIT。
重要設備。
物流。
などの現状整理から始めます。
次に、
何が止まったら困るのか。
何時間までなら止められるのか。
どの程度まで再開する必要があるのか。
を考えます。
そのうえで、
復旧方法。
代替方法。
不足している対策。
を確認します。
基本計画を作成したら、
経営者が内容を確認します。
そして、
計画に書かれている対策を実際に行います。
訓練。
仕入先への確認。
顧客との連絡方法確認。
バックアップ確認。
設備対策。
代替手段確認。
必要な項目を実施します。
最後に記録を残します。
今回のセットでも、
現状整理。
影響把握。
復旧準備。
決定と周知。
実施と改善。
調査回答。
という順序を基本としています。
この順番にすると、
調査票の答えを作るためにBCPを書くのではなく、
実際の会社の状況を整理した結果として調査票へ回答できるようになります。
この商品だけで「BCP対応済み」になるわけではありません
ここは購入前に必ず理解していただきたい点です。
このセットは、
入力すれば自動的にBCP認証が取れる商品ではありません。
JEITAなどの公認商品でもありません。
調査への合格を保証するものでもありません。
災害発生時の復旧時間を保証するものでもありません。
また、
医療。
介護。
金融。
食品。
危険物。
その他許認可事業。
などでは、業界固有の法令や安全基準、品質基準、顧客要求などが存在する場合があります。
そうした企業では、この基本セットに加えて必要な書類や確認を行う必要があります。
そして最も重要なのは、
記入例をコピーするだけではBCPにならないことです。
例えば記入例に、
「毎年10月に訓練を実施」
と書いてあったとしても、
自社が実際に行っていなければ、
「実施済み」
とは書けません。
代替仕入先も同じです。
候補企業を思いついただけなら、
「確保済み」
ではありません。
BCPでは、
書類をきれいに完成させることより、
会社の現状を正しく確認することのほうが重要です。
こんな会社に向いています
今回のセットは、
取引先からBCP調査票が届いた。
BCPを作ったことがない。
担当者がBCPの専門家ではない。
Wordで計画書を作りたい。
Excelで管理したい。
完成した記入例を見ながら作りたい。
製造業・商社・サービス業のどれに当てはめればよいか分からない。
取引先から突然要求される前に準備しておきたい。
という企業を想定しています。
逆に、
ISO 22301の認証取得そのものを目的としている。
業界固有の高度なBCM構築を求めている。
専門コンサルタントによる個別設計が必要。
という場合は、専門家や審査機関への相談も検討してください。
無料の公的資料があるのに、なぜセットを作ったのか
BCPについては、内閣府や中小企業庁が無料で優れた資料を公開しています。
ですから、
「BCPについて勉強したい」
だけなら、まず公的資料を読む方法があります。
今回のセットは、それとは役割が違います。
公的資料を読んだあとに、
「では自社では何を書けばいいのか」
「管理表をどう作るのか」
「仕入先情報をどこにまとめるのか」
「訓練記録をどう残すのか」
「記入例はないのか」
という実務部分で止まってしまう企業向けです。
特にBCPを初めて担当する方の場合、
白紙のWordを開いてゼロから14章を書く。
Excelで管理台帳をゼロから設計する。
実施記録を一つずつ作る。
記入例まで自分で考える。
これをすべて行うのはかなり大変です。
そこで、
「考えるところは自社で考える」
「書式を作るところは最初から用意しておく」
という考え方でセットにしました。
▶取引先からBCP調査票が届いた会社へ｜計画書・Excel台帳・記入例まで揃えた「はじめてのBCP対応セット」を作りました｜
FAQ
BCPとは何ですか？
BCPはBusiness Continuity Planの略で、日本語では事業継続計画と呼ばれます。
災害、事故、IT障害、感染症、仕入先停止などが発生した場合に、重要な業務を継続または早期復旧するための計画です。
BCP調査票が届いたら必ずBCPを作る必要がありますか？
まず依頼元の要求内容を確認してください。
調査票によって求められる内容は異なります。
未策定の場合に「策定中」「未策定」などの回答欄が用意されている場合もあります。
実態以上の回答をするのではなく、現在の状態を正確に確認することが重要です。
BCPがないと取引停止になりますか？
BCP未策定だけで必ず取引停止になるとは言えません。
実際の判断基準は顧客や契約によって異なります。
ただし、調達部門がサプライヤーの供給継続能力を確認する目的で事業継続調査を実施する仕組みは存在します。
そのため、重要顧客から要求される可能性がある企業は準備しておいたほうがよいでしょう。
JEITAの公式調査票はセットに入っていますか？
入っていません。
公式調査票、公式設問本文、配点表、公式ロゴなどを商品として再配布するものではありません。
JEITAの公式資料が必要な場合は、JEITAの公式サイトをご確認ください。
記入例をそのまま提出できますか？
できません。
記入例は架空企業を使った学習用の見本です。
会社名だけを変更して、自社が実施していない訓練や承認を実施済みとして使用しないでください。
工場がない商社でも使えますか？
使えるように構成しています。
ただし、製造設備を持たない場合は、仕入先、倉庫、物流、販売管理システム、PC、クラウド、人員、顧客連絡など、自社の重要資源へ置き換えて考えます。
サービス業でも使えますか？
基本部分は利用できます。
受付、サービス提供、人員、IT、通信、外部サービスなどへ置き換えます。
ただし、業種固有の法令・安全・品質・許認可条件がある場合は、必要な項目を追加してください。
Excelだけでも使えますか？
Excel運用台帳だけで情報整理に利用することもできます。
ただし、BCPは計画、承認、実施、訓練、見直しまで含めて考えるため、基本計画や記録書式と合わせて使うほうが全体を整理しやすくなります。
マクロは使用していますか？
本セットのExcelではマクロや外部データ接続を使用しない構成です。
内部のシート間参照などは使用しています。
一度BCPを作れば毎年同じものを使えますか？
そのまま放置することはおすすめできません。
人員。
仕入先。
顧客。
拠点。
設備。
IT。
物流。
契約。
こうした条件は変化するからです。
訓練結果や実際のトラブルから見つかった問題も反映して、定期的に見直す必要があります。
▶取引先からBCP調査票が届いた会社へ｜計画書・Excel台帳・記入例まで揃えた「はじめてのBCP対応セット」を作りました｜
まとめ
BCP対応で最も危険なのは、
「WordでBCP計画書を作ったから終わり」
と考えてしまうことです。
本当に確認したいのは、
何を守るのか。
どの業務を優先するのか。
何時間以内に再開するのか。
誰が判断するのか。
何が必要なのか。
仕入先が止まったらどうするのか。
物流が止まったらどうするのか。
ITが止まったらどうするのか。
顧客へどう連絡するのか。
それを本当に実行できるのか。
実施した証拠を残しているのか。
という部分です。
BCPは、
「災害時の分厚いマニュアル」
というより、
「会社が止まる原因を平時のうちに見つける作業」
と考えたほうが理解しやすいと思います。
取引先から調査票が届いて初めて、
「うちの重要仕入先は1社だけだった」
「社長しか判断できない」
「バックアップはあるが復元したことがない」
「代替品はあるが顧客承認を取っていない」
と気づく企業もあります。
逆に言えば、
BCPを作る過程そのものが、
会社の弱い部分を見つける機会になります。
今回作った
「はじめてのBCP対応セット 記入例付き」
は、
BCPについて詳しくない中小企業でも、
白紙からWordやExcelを作るところから始めず、
自社の事実を確認するところに時間を使えるようにするためのセットです。
取引先からすでに調査票を受け取っている会社。
これから大手企業との取引を増やしたい会社。
重要顧客からBCPについて聞かれる可能性がある会社。
一度、自社の事業継続体制を整理してみてください。
「何かあったら考える」
ではなく、
「何かあったときに何をするかを、平時に決めておく」。
それがBCPの出発点です。
商品詳細・収録ファイル・利用条件については、販売ページでご確認ください。
▶取引先からBCP調査票が届いた会社へ｜計画書・Excel台帳・記入例まで揃えた「はじめてのBCP対応セット」を作りました｜
